Arbetet fram till styrelsebeslutet om samorganisation

• Prefekterna på CEC, INES och geologiska institutionen har gjort en förstudie om förutsättningarna för en gemensam institution.
• Det har gjorts en extern utredning om de tre institutionerna kan samordnas i en gemensam institution. Läs rapporten längre ner på sidan.
• Det har gjorts en intern utredning på CEC om hur koordinering av större forskningsprogram och ämnesövergripande samverkansplattformar kan organiseras om institutionsstrukturen förändras. Läs rapporten längre ner på sidan.
• Fakultetsledningen har träffat representanter för institutionsledningarna på de tre berörda institutionerna samt biologiska institutionen. Syftet med mötena har bland annat varit att diskutera de två utredningarna och förutsättningarna för att bilda en gemensam institution som består av verksamheterna vid CEC, INES och geologiska institutionen.
• Dekanen har beslutat att det ska göras en förenklad fastighetsutredning för att se om de tre institutionerna kan samlokaliseras till Geocentrum I och Geocentrum II.

Slutet av januari: Personalorganisationerna fick information kring processen (MBL-information).

1 februari: Fakultetsstyrelsen fattade ett så kallat inriktningsbeslut. Det innebär bland annat att dekanen får i uppdrag att initiera ett arbete för att tydliggöra hur de tre institutionerna kan organiseras i en gemensam institution.

Läs om fakultetsstyrelsens beslut och bakgrunden till beslutet (PDF, 158 kB, ny flik)

April: Den förenklade fastighetsutredningen blev klar och resultatet presenterades för fakultetsledningen och representanter från berörda verksamheter den 14 april. Utredningen visar att det finns möjlighet att samlokalisera CEC, INES och geologiska institutionen i lokaler på Geocentrum I och Geocentrum II.

9 maj: Dekanen fattade beslut om att fastställa projektplan för samlokalisering och samorganisation av de tre institutionerna (STYR 2023/939) och att tillsätta en styrgrupp och en projektgrupp för detta arbete (STYR 2023/979).

Läs projektplanen (PDF, 309 kB, ny flik)

7 juni: Informationsmöte för all personal. Karin Hall, prodekan och projektledare, gav fördjupad information om arbetet med samlokalisering och samorganisation under 2023. Hanieh Heidarabadi, processledare vid fakultetskansliet, presenterade resultatet från den förenklade fastighetsutredningen av Jais Landén krantz arkitekter. Inplaceringskissen tar avstamp i ett preliminärt lokalprogram för att utreda möjligheten till samlokalisering av CEC, INES och geologiska institutionen i Geocentrum I och Geocentrum II. I materialet fanns det även tankar och visioner för en förbättrad och aktiverad utemiljö längst med kunskapstråket. Observera att skisserna inte är ett färdigt förslag, utan ett diskussionsunderlag för kommande lokalprogram.

Presentation om samlokalisering och samorganisation (Powerpoint, 6,1 MB, ny flik)

Presentation om den förenklade fastighetsutredningen (PDF, 7,2 MB, ny flik)

29 juni: Dekanen fattade beslut om att verksamheten inom beräkningsbiologi och biologisk fysik (CBBP), inom Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC), ska flytta ut ur nuvarande lokaler på Fysicum senast 31 augusti 2023. Detta är ett första steg för att skapa förutsättningar för fortsatta lokalförändringar. Beslutet har diarienummer STYR 2023/1334.

31 augusti: Verksamheten inom beräkningsbiologi och biologisk fysik (CBBP), inom Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC), flyttade från lokaler på Fysicum till lokaler på Geocentrum II.

26 oktober: Informationsmöte för all personal.

Ladda ner presentationen från mötet 26 oktober (powerpoint, 7,1 MB)

19 december: Dekanen fattade ett så kallat inriktningsbeslut som innebär att arbetet med samordningen av en gemensam institution fortsätter enligt de slutsatser och förslag som projektledare Karin Hall har rapporterat till fakultetsstyrelsen den 13 december 2023 och som styrgruppen för projektet ställer sig bakom. Inriktningsbeslutet har diarienummer STYR 2023/2855. Projektledarens rapport till styrelsen har diarienummer STYR 2023/2647.

Dekanens inriktningsbeslut, diarienummer STYR 2023/2855 (PDF, 101 kB, ny flik)

26 februari: Inplaceringsunderlaget och testschemat är klart.

28 februari: Gemensam risk- och konsekvensanalys genomfördes med prefekter, skyddsombud och administrativa chefer.

2 april: MBL-förhandling hölls om samlokaliseringsbeslut.

Därefter fattade dekanen beslut om att Centrum för miljö- och klimatvetenskap, geologiska institutionen samt institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap ska samlokaliseras till Geocentrum. 

Beslut om samlokalisering (PDF, 2,1 MB, ny flik)

24 och 26 april: Visionsworkshoppar genomfördes med personal från de tre institutionerna samt studentrepresentanter. 

Kort sammanfattning av workshopparna

22 augusti: Personalmöte med de tre berörda institutionerna.

• Ladda ner presentationen från personalmötet (pptx, 5 MB)
• Anteckningar från personalmötet (PDF, 166 kB, ny flik)

10 september: MBL-förhandling hölls om samorganisationsbeslut.

25 september: Fakultetsstyrelsen fattade beslut om att Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC), institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap (INES) och geologiska institutionen ska samorganiseras i en ny gemensam institution.

Läs nyheten om styrelsebeslutet

Övergripande information och diskussion rörande tre parallella processer:

• samlokalisering 
• visionsarbete
• samorganisation

Samlokalisering

Målsättningen är att beslut om samlokalisering ska kunna tas den 26 mars 2024. Underlag för beslutet om samlokalisering kommer att vara resultaten från pågående testschemaläggning av utbildningarna och inplaceringstester. Ambitionen är att testschemaläggningen och inplaceringsarbetet är slutfört 26 februari 2024.

Testschema

Testschemaläggningen genomförs i samarbete mellan studierektorer, schemaläggare samt processledare/TimeEdit-expert från centrala förvaltningen vid Lunds universitet. Studierektorerna kommer att göra avstämningar med kurscheferna/motsvarande.

Inplaceringstester

Inplaceringstesterna genomförs i samarbete mellan prefekterna och processledare vid naturvetenskapliga fakulteten. Skyddsombud, administrativa chefer och bibliotekschef bjuds in till möte för diskussion om inplaceringsarbetet.

Risk- och konsekvensanalyser genomförs med prefekter och skyddsombud. Prefekterna ska samordna tider för informationsmöten rörande inplaceringstesterna.

Stöd inför samlokalisering

Diskussion kring behov av olika typer av förstärkt stöd inför samlokalisering – bland annat gällande IT, labb och husfrågor. Det är viktigt med en samordnad IT. Olika aspekter och lösningar diskuterades därför. Diskussionen ska återupptas på kommande möten. Husintendenter från andra delar av fakulteten ska bjudas in till möte för erfarenhetsutbyte.

Visionsarbete 

Som kick-off inför fortsatt visionsarbete ska en gemensam workshop för alla medarbetare genomföras – lämplig tidpunkt är senare delen av mars. Diskussion rörande syfte och avgränsningar – forskning och utbildning ska vara i fokus. Externt stöd i samband med planering och genomförande av workshopen behövs och kontakter bör tas med KIA-konsult (universitetets interna konsultstöd i förändringsarbeten). Institutionsrepresentanternas roll i visionsarbetet är viktig.

Samorganisation

Målsättningen är att beslut om samorganisation ska kunna tas i september 2024. Diskussion om olika aspekter och delfrågor som behöver beredas inför beslutet.

Med syftet att främja dialog och lyfta synpunkter och idéer från verksamheterna rörande samorganisationsfrågor föreslås respektive prefekt inkomma med förslag på personer/grupperingar att bjuda in till mötena under vårterminen.

Uppföljning av utredningar

Rapporten som presenterades för fakultetsstyrelsen i december 2023 innehöll bland annat följande utredningar:

• Grundutbildning: ”Sammanslagning av kandidat- och mastersprogrammen mellan geologi, miljövetenskap och naturgeografi och ekosystemvetenskap” (sammanställd av studierektorerna).
• Basadministration: ”Samverkan mellan administrationen vid CEC, INES och geologi, utmaningar, möjligheter, resurser och initiering av samarbete” (sammanställd av administrativa cheferna).
• Laboratorieverksamhet: ”Utredning av förutsättningarna för samlokalisering av laboratorieverksamheter vid institutionerna CEC, INES och Geologi” (sammanställd av forskningsingenjörer inom laboratorieverksamheterna).

Diskussion följde rörande uppföljningar av utredningarna.

Studenterna lämnade in skriftliga kommentar (på grund av förhinder på mötet vid denna punkt):

”Vi i LUNA delar bilden som GU-rapporten lägger fram och tycker inte att den säger något särskilt kontroversiellt. När det kommer till arbetet med GU tycker vi att så insatta personer som möjligt sitter med under diskussionerna och att det kommer in en bredd av tankar och åsikter. Om bildandet av en arbetsgrupp blir aktuellt kommer vi att förespråka att en student från var institution sitter med, förslagsvis representanterna i de respektive utbildningsnämnderna.”

Geobibliotekets lokalyta 

Diskussion om framtida användning av Geobibliotekets lokalyta. Prefekterna uttryckte en samstämmig åsikt om att en förutsättning för framgångsrik samlokalisering och samorganisation är att lokalytan friställs och tillgängliggörs för annan verksamhet än bibliotek.

Lokalytan erbjuder goda möjligheter vad gäller exempelvis föreläsningar, undervisning, grupparbeten, möten, seminarier och workshops. Tack vare sin strategiska och lättillgängliga placering med god öppenhet mot Professorstorget och Sölvegatan lämpar sig lokalen till utåtriktad verksamhet och kan fungera som ”skyltfönster” för den verksamhet som bedrivs i huset. I framtida visioner kommer en eventuell gemensam institution att ha mycket samverkan och vara en viktig nod för aktiviteter både inom Lunds universitet och mot samhällsaktörer.

Studenterna uttryckte kritik mot att ta bort ämnesbiblioteken men förstår behovet av att minska bibliotekens lokalyta. Geobiblioteksytans potentiella funktion som ”skyltfönster” ses som positivt. Bibliotekarierna och studieplatserna är viktiga att ha nära till hands, men inte nödvändigtvis på samma plats. Om böckerna flyttas ser man möjligheter att fler studieplatser kan erbjudas.

Inplaceringstester 

Diskussion och avstämning av inplaceringsförslag för grupper/kluster. Inplaceringsförslaget ska revideras baserat på dagens avstämning. Reviderat inplaceringsförslag ska stämmas av med skyddsombud, administrativa chefer och bibliotekschef den 26 februari. På denna punkt deltog skyddsombud, administrativa chefer och bibliotekschef.

Testschema

Information: Under januari och februari 2024 har en testschemaläggning genomförts för att undersöka om det är möjligt att samlokalisera CEC:s, INES och geologiska institutionens undervisning, och vilka konsekvenser detta skulle få.

Testschemaläggningen har utgått från den undervisning som görs idag och utfördes med olika scenarier för ett antal salar. Slutsatsen från testschemaläggningen är att det är möjligt att samlokalisera undervisningen. Detta kommer att kräva ett striktare förfarande för schemaläggning än vad som är aktuellt idag. Till exempel behövs längre framförhållning i planeringen och det krävs ett striktare system gällande tidsramar för de olika stegen i schemaläggningen.

Studierektorernas förslag är att ett nytt system införs redan inför höstterminen 2024, för att träna in nya sätt att arbeta med schemaläggning och så att alla i processen kan få chans att vänja sig med det nya systemet.

Flytt och samordning av laboratorier

Enighet på mötet om att det finns behov av fortsatt laboratorieutredning för att undersöka hur flytt av laboratorier och förbättrad laboratoriesamordning kan genomföras och uppnås.

Workshop

Universitetets interna konsultstöd i förändringsarbeten, KIA- konsult kommer att delta i planeringen och genomförandet av en workshop för alla medarbetare. När workshopen är klar är förhoppningen att det ska finnas ett underlag som kan underlätta arbetet med att ta fram en vision för den framtida institutionen och ett antal förslag till namn. Workshopen är planerad till mitten av april. Mer information skickas så fort bekräftelser från arrangörer och lokaler inkommit.

Husintendent/motsvarande och IT-stöd

Fortsatt diskussion kring behov av olika typer av förstärkt stöd inför samlokalisering – bland annat gällande IT och husfrågor.

Möten under vårterminen

Karin Hall och Carina Jarl fått i uppdrag att utforma förslag på tider för inbjudan av personer/grupper till mötena under vårterminen. Syftet är att främja dialog och lyfta synpunkter och idéer från verksamheterna rörande samorganisationsfrågor.

”Save the date” – visionsworkshop för personal 

All personal vid CEC, INES och geologiska institutionen är välkomna att delta i en gemensam workshop. Syftet är att tillsammans utforska möjligheterna med en potentiell samorganisation, förutsättningarna för en gemensam vision och ett nytt institutionsnamn.

Reservera redan nu tiden 13.00–16.00 antingen den 24:e eller 26:e april (obs, nya datum). Du behöver bara anmäla dig till ett av tillfällena.

Ett visionärt beredningsarbete är viktigt, och ligger till grund för ett eventuellt beslut om sammanslagning. Arbetet stöds av KIA-konsulter, Lunds universitets interna konsultstöd i förändringsarbeten.

En officiell inbjudan med anmälningslänk skickas ut inom kort. 

Vid mötet gavs information om att inledande diskussioner har förts tillsammans med universitetsledningens utvecklingsavdelning angående förslag om utveckling av en basadministration. Utvecklingsavdelningen kommer att vara stöd i utredningen av hur en sådan kan utformas. Arbetet inleds preliminärt i april.

En översiktlig laboratorieutredning gjordes under hösten 2023 i Geocentrum. Nu har en mer detaljerad utredning startat med syfte att utreda funktioner, samordningsmöjligheter och framtida behov.

Det finns behov av en husintendent och det planeras för en utlysning av en sådan tjänst med ansvar för byggnadsrelaterade frågor. 

Vid mötet bjöds företrädare in från de strategiska forskningsområdena (SFO) BECC och MERGE.  Diskussion om utmaningar för SFO:erna fördes samt om fördelar och nackdelar av olika möjliga organisationsformer. Mötet ska följas upp vid ett nytt möte i april när prefekterna har hunnit diskutera olika organisationsformer.

Inbjudan till workshop kommer att skickas nästa måndag – 4 mars. Nytt datum för workshop är 24 och 26 april och samtlig personal från CEC, INES och geologiska institutionen ska bjudas in.

Vid mötet informerades prefekterna om följande:

• att en MBL §11-förhandling kommer att hållas den 19 mars inför samlokaliseringsbeslutet.
• att geologiska institutionen har påbörjat rensning och städning i de externa förråden på Gastelyckan. Målsättningen är att rensning och städning på Geocentrum ska påbörjas inom kort och vara avslutad före sommaren.
• att en utlysning för tjänsten som husintendent är på gång.
• att beredningen för att kunna skapa en gemensam institution har inletts.

Under mötet diskuterades inplacering av olika grupperingar i Geocentrum. Prefekterna, som ansvarar för grupperingar av personal, ska tillsammans arbeta fram en tidsplan med tydlig information om processen som därefter ska kommuniceras ut. Arbetet gäller inplacering av olika grupperingar på de olika våningsplanen. Det är viktigt att kommunicera att inplaceringen av grupperingarna inte är definitiv, omflyttningar och förändringar kan göras allt eftersom. Feedbacksprocessen måste också fortsatt diskuteras för att säkerställa en hållbar process för alla inblandade.

Workshopen som planeras äga rum vid två tillfällen (24 och 26 april) med deltagande från verksamheterna, diskuterades. En påminnelse om workshopparna kommer att skickas ut inom kort.

Representanter från GIS-centrum bjöds in för att diskutera utmaningar och möjligheter vid en eventuell samlokalisering och framtida samorganisation. GIS-centrum fortsätter sin verksamhet i Geocentrum I i nuläget. Diskussioner hölls kring samorganisationens påverkan på ekonomiska modeller, men inga definitiva svar gavs.

Slutligen diskuterades en trevlig avslutning på läsåret, med traditionen att avsluta med en grillkväll för INES och geologiska institutionen, där CEC bjuds in. En representant från CEC behövs för att planera grillfesten. Yann Clough åtar sig att hitta en kandidat från CEC.

Vid mötet den 27 mars fick prefekterna information om att:

• Dekanbeslut om samlokalisering förväntas den 2 april, efter MBL-förhandling.
• Anmälan till workshoppen den 24 och 26 april är stängd, men att vi gör vårt yttersta för att alla som vill delta ska kunna göra det den dag de har möjlighet.
• Prefekterna bör snarast ta fram en tidplan för processen kring inplacering av medarbetare. Senast den 3 juni ska följande vara klart:
  a) Indelning av medarbetare i olika grupperingar.
  b) Information till medarbetare om vilken gruppering de tillhör i inplaceringsförslaget.
  c) Hur grupperna på Geocentrum kommer att placeras vid en omlokalisering av alla medarbetare vid CEC, INES och geologiska institutionen (det är dock sannolikt att det sker omflyttning efter en tid för att gynna integration och ytterligare verksamhetsutveckling).

En stor del av mötet behandlade processen framöver om en samorganisation blir aktuell, en tidplan för tillsättning av prefekt med mera. Två institutioner vid Lunds tekniska högskola har slagits ihop och det föreslogs ett erfarenhetsutbyte med den prefekt som nu leder den nya gemensamma institutionen. Syftet är att ta reda på hur deras process ser ut.

Mötet gästades denna gång av representanter från Kolportalen. De informerade om den dagliga verksamheten och den samverkan som redan idag finns med verksamheter vid CEC, INES och geologiska institutionen. De nämnde även en förhoppning om en gemensam administrativ enhet vid en samorganisation. Detta skulle kunna minska sårbarheten då framförallt EU-projekten är en administrativ utmaning.

Reflektioner och uppföljning från förra mötet samt efter beslut om samlokalisering

• Fortsatta diskussioner om grupptillhörigheter och klusterindelningar har ägt rum ute i verksamheterna.
• Kommunikation av samlokaliseringsbeslutet har skett. Viss oro bland medarbetarna har noterats av prefekterna, särskilt angående potentiell uppdelning och splittring av olika grupper och institutioner.
• Grupplistor har delats ut på CEC och medarbetare har bidragit med konstruktiva förslag. Stegvis process och möjlighet till återkoppling har uppskattats av medarbetarna.

Samordnad kommunikation kring samorganisationsarbetet

• Karin Hall visade sin presentation som hon skulle ge för fakultetsstyrelsen samma dag, och gav deltagarna möjlighet att ge input för att säkerställa samsyn kring arbetet.
• Plan på att ta fram en presentation för att tydliggöra ”vägen framåt” mot en potentiell gemensam institution och vilka åtgärder som krävs.

Praktisk hantering av samlokalisering och stöd från kansliet

• Diskussion om fördelning av ytor, till exempel förråd och labb, på Geocentrum. Föreslag på att detta måste diskuteras vidare innan sommaren.
• Nästkommande möten behöver inkludera fokus på hyresfördelningsprinciper och samordning av overheadkostnader, med mera.
• Möte kallat för att diskutera hur fakultetskansliet ska fortsätta stötta samorganisationsprocessen, framför allt hur kansliet bäst kan stötta praktiskt kring samlokaliseringen.
• Prefekter uppmanas att identifiera behov av stöd från fakultetskansliet kring samlokaliseringen, särskilt kring IT-frågor.

Övriga åtgärder och planer

• Plan för uppföljning av risk- och konsekvensanalys för samlokalisering för att minimera risker och säkerställa att rätt åtgärder införs. Plan på möte med HR och skyddsombuden innan sommaren för att gå igenom processen, samt möte mellan labbutredarna och prefekterna.
• Behov av att förbereda för alla frågor, stora som små, vid en samlokalisering och en eventuell samorganisation, som måste utredas och ses över.
• Prefekterna och institutionsrepresentanterna förde en diskussion om vägen framåt och vad som krävs för en potentiell ny institution till 1 januari 2025.

Monika Bengtsson, ekonomichef vid fakultetskansliet, informerade om indirekta kostnader, hyreskostnader med mera på CEC, INES och geologiska institutionen. I den efterföljande diskussionen påpekades att det är nödvändigt med en stegvis förändring av ekonomihanteringen efter en eventuell samorganisation. 

Mötet gästades av representanter från SITES och ICOS Sverige, som berättade om sina verksamheter. De såg fördelar med en samorganisation då det kan innebära fler användare under samma tak, fler forskningsprojekt och möjligheter till rekryteringar. De nämnde även risker såsom många användare av labb och förråd.

Under förutsättning att fakultetsstyrelsen fattar beslut om samorganisation i september 2024 enades man om att den nya institutionen bör bildas först 1 januari 2026. Det poängterades att det är viktigt att det inte uppstår vakuum i beredningsarbetet under 2025. Detta beredningsarbete bör därför utarbetas direkt efter ett eventuellt fakultetsstyrelsebeslut om samorganisation i september.

En eventuell institutionsorganisation diskuterades där förslaget är tre avdelningar/enheter motsvarande nuvande CEC, INES och geologiska institutionen under de första två åren (2026–2027). Det påpekades att det finns risk för att detta förslag cementera verksamheten. Åtgärder som minimerar risken för en cementering är viktiga.

Diskussion om processen för att ta fram ett namn på den eventuella nya institutionen. Institutionsrepresentanterna fick i uppdrag att återkomma med ett förslag till nästa möte den 22 maj.

På mötet diskuterades bland annat personalmöten inför en eventuell samorganisation, förslag på namn till den eventuella institutionen, förberedelser inför fakultetsstyrelsemötet den 12 juni samt den pågående labbutredningen. Nedan följer en sammanfattning av de viktigaste punkterna och besluten som togs under mötet.

Personalmöte inför en potentiell samorganisation

Inför det eventuella beslutet om samorganisation vid fakultetsstyrelsens sammanträde i september, planeras personalmöten med respektive verksamhet i augusti. Det kommer att hållas tre separata möten under en och samma dag så att alla medarbetare får information samtidigt.

Under mötena kommer vicedekan Karin Hall att beskriva vägen framåt om det blir en samorganisation, samt hur det ser ut om det inte blir ett sådant beslut. Redan nu kan medarbetare ta del av tidsplanen för båda scenarierna. 

Tidsplan för de två scenarierna (PDF, 210 kB, ny flik)

Institutionsrepresentanterna kommer att berätta om deras arbete med en gemensam vision, som tar avstamp i visionsworkshopparna som hölls i april.


Personalmöten, 22 augusti

• CEC: 10.00–11.00 i Blå hallen
• Geologi: 13.00–14.00 i Pangea
• INES: 14.15–15.15 i Pangea

Förslag på namn till en potentiell gemensam institution

Institutionsrepresentanterna presenterade konkreta namnförslag – fyra på svenska och fyra matchande på engelska – baserade på förslag från visionsworkshopparna den 24 och 26 april. De har arbetat utifrån kriterierna att det ska vara kort och enkelt, inkluderande för nuvarande verksamheter och ha potential att bli ett internationellt varumärke. Dessa kriterier togs fram under workshopparna. Representanterna har även fokuserat på de ord och kombinationer som återkom ofta bland förslagen. 

Under mötet fortsatte diskussionerna kring förslagen och man enades om två namnförslag, ett på svenska och ett matchande på engelska. 

• På svenska: Miljö- och geovetenskapliga institutionen
• På engelska: Department of Earth and Environmental Sciences

Dessa ska presenteras för fakultetsstyrelsen i samband med ett beslut om en eventuell samorganisation i september. Berörda verksamheter har möjlighet att lämna feedback på namnförslagen. Dessa ska samlas in senast den 4 juni för att diskuteras på nästa möte, den 5 juni. 

Läs mer om namnförslagen och hur du lämnar feedback på förslagen

Kommande styrelsemöte i juni 

Under mötet diskuterades informationen som ska presenteras vid det extrainsatta fakultetsstyrelsemötet den 12 juni. Styrelsen ska få en grundlig inblick i arbetet och vägen framåt.

Labbutredning

En genomgång av alla labb med input från medarbetare har genomförts. Labbutredarna kommer att bjudas in till nästa möte, den 5 juni, för att presentera rapporten. Efter diskussion kan prefekterna fatta ett gemensamt beslut om hur man bäst går vidare baserat på den input de fått av medarbetarna. En tidsplan kring flytt av labb ska också tas fram.  

Arbetsgrupp för schemaläggning

En arbetsgrupp för utveckling av arbetsmetoder och system kring schemaläggning ska utses under hösten 2024 med syfte att kunna påbörja gemensam schemaläggning senast hösten 2025. Studierektorerna föreslås leda arbetet med att skapa ett system som kan testas till vårterminen 2025. Två studentrepresentanter föreslås delta i gruppen för att säkerställa att lokalerna möter utbildningens behov.

• Diskussion med Martin Jarenmark och Helene Bracht Jörgensen om den pågående laboratorieutredningen.
• Diskussion om uppdrag från prefekter till studierektorer gällande samutnyttjande av GU-lokaler.
• Prefekterna diskuterade och reflekterade över en skrivelse från några medarbetare vid de tre institutionerna. Skrivelsen innehöll input och synpunkter för att säkerställa fortsatt framgång för en potentiell gemensam institution.
• Diskussion inför möte med fakultetsstyrelsen 12 juni. Diskussionsunderlaget som skickats till fakultetsstyrelsen finns bifogat i minnesanteckningarna som har skickats till institutionerna via e-post.
• Sista mötet för vårterminen är 19 juni och första mötet på höstterminen är 28 augusti.

Höstens arbete och samorganisation

Den 25 september kommer fakultetsstyrelsen att ta beslut för eller emot en samorganisation. Underlag som har skickats till fakultetsstyrelsen har även skickats ut till alla berörda medarbetare.

Om beslut tas om samorganisation, startar direkt nominering och val av en gemensam valberedning. Valberedningen ska arbeta med nominering och val av prefekt, ställföreträdande prefekt och ledamöter i institutionsstyrelsen. Dessutom kommer dekanen att tillsätta en beredningsgrupp vars uppgift ska vara att ha övergripande och samordnande ansvar för beredningsarbetet inför samorganisationen.

Utöver en beredningsgrupp kommer olika fokusgrupper att tillsättas för att utreda och ta fram underlag för olika områden som utbildning, forskning, nätverksorganisationer, personal-, IT-, ekonomi- och organisationsfrågor, infrastruktur och kommunikation. Inga beslut om beredningsgrupp eller fokusgrupper är tagna idag.

Vid utebliven samorganisation

Om det inte blir en samorganisation, kommer vissa områden fortfarande kräva samordning och beredningsarbete eftersom en samlokalisering kommer att ske.

Dessa områden innefattar bland annat laboratorie- och förrådsorganisation, basadministration, samverkan inom utbildningen (till exempel gemensam schemaläggning), fördelning av gemensamma kostnader, IT-frågor och hussamordning med mera.

Skrivelse från medarbetare

På mötet diskuterades skrivelsen som kommit in till prefektgruppen och som är underskriven av tretton medarbetare från de tre berörda organisationerna. Skrivelsen innehöll input på aspekter som är värda att bevara för att säkerställa fortsatt framgång inom forskningen för en potentiell gemensam institution. Prefektgruppen tackar för skrivelsen och meddelar att den är läst och diskuterad. Om beslut om samorganisation tas, kommer frågeställningar i skrivelsen att behandlas i beredningsarbetet inför samorganisationen och fokusgrupper kommer att arbeta vidare med de frågor som lyfts.

Inplaceringsarbetet

Det har börjat inkomma synpunkter på inplaceringsförslaget. Dessa diskuteras och beaktas löpande av prefektgruppen inför revisionsarbetet som inleds efter 1 september.

Personalmöten i augusti

Upplägget för det kommande personalmötet den 22 augusti diskuterades. Personalmötena hålls:

• CEC: 10.00–11.00 i Blå hallen
• Geologiska institutionen: 13.00–14.00 i Pangea
• INES: 14.15–15.15 i Pangea

Reflektioner från personalmöten

Den 22 augusti genomfördes tre på varandra följande personalmöten på respektive institution/center. 

Under mötet diskuterades reflektioner från personalen, inklusive:

• Praktiska aspekter, såsom när och hur flytten ska ske samt hur medarbetarna kommer att påverkas. Det finns ett ökat behov av tydlig kommunikation kring flyttdatum och starttidpunkter.
• Val av prefekt är en viktig del i processen, vilket medarbetarna lyfte fram, samt vikten av att alla medarbetare får information om valproceduren för att kunna delta. Prefekterna kom överens om att information om processen samt en tidslinje för valberedning, styrelse- och prefektval bör tas fram och kommuniceras ut.

En gemensam vision

Prefekterna granskade de dokument som ligger till grund för samorganisationsprocessen och som ska skickas till fakultetsstyrelsen som förslag till beslut den 25 september. Reflektionerna handlade främst om visionsarbetet för en gemensam institution. Det råder enighet om att visionsarbetet är en pågående process som behöver fortsätta och med tiden förankras och fördjupas bland medarbetarna.

Hyresfördelning

• Ytterligare diskussion krävs kring principerna för hyresfördelning. Det rekommenderas att undersöka hur fysiska institutionen och kemiska institutionen hanterar sina hyresmodeller för inspiration.
• Den nya fakultetsmodellen som ska implementeras skapar osäkerhet kring hur en framtida hyresmodell kan komma att se ut. Mer information om fakultetsmodellen och dess implementering behövs för att underlätta planeringen.

• MBL-förhandling: Karin Hall presenterade och gick igenom vad som diskuterades vid senaste MBL-förhandlingen.
• Kommunikationsplan inför beslut i frågan om samorganisation: Presentation och diskussion av kommunikationsplanen inför styrelsebeslutet i frågan om samorganisation den 25 september. Information om beslutet kommer att skickas ut kort efter att det är fattat.
• Behov av gemensamma grundläggande administrativa funktioner: Prefekterna är eniga om behovet av fortsatt diskussion kring en sammanslagning av de administrativa grupperna för att skapa en gemensam grundläggande administrativ funktion oavsett utfall av samorganisationsbeslutet. Det finns även ett behov av att skapa en tidslinje för arbetet med att organisera administrationen. Två utnämnda medarbetare undersöker för närvarande hur detta arbete kan struktureras.
• Höstens fokusområden: Under hösten kommer prefekterna att behöva ägna mer tid åt att diskutera grundutbildning, IT, organisering av administrationen, inplacering av medarbetare samt samutnyttjande av förråd och labb. Vissa aspekter måste koordineras och samorganiseras, även om en fullständig samorganisation inte sker.

Den 2 april fattade dekanen beslut om att samlokalisera:

• Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC)
• Institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap (INES)
• Geologiska institutionen

Verksamheterna ska samlokaliseras i Geocentrum, Sölvegatan 10–12 i Lund.    

En samlokalisering av CEC, INES och geologiska institutionen är ett långsiktigt strategiskt val för utveckling av naturvetenskapliga fakultetens verksamheter inom miljö, klimat, geologi, naturgeografi och ekosystemvetenskap. Det är också ett nödvändigt val för att optimera fakultetens lokalanvändning och minska hyreskostnaderna.

Den förenklade fastighetsutredningen som gjordes under våren 2023 visade att det går att samlokalisera CEC, INES och geologiska institutionen i Geocentrum. En mer omfattande lokalutredning gjordes under hösten 2023 och den bekräftade möjligheten att samlokalisera verksamheterna. Ett testschema visade att byggnaden kan användas för den utbildning som verksamheterna erbjuder.

Vissa ombyggnationer och lokalanpassningar behöver genomföras för att möta de verksamhetsbehov som framkommit i fastighetsutredningen och i det preliminära lokalprogrammet som har tagits fram. 

Forskning inom miljö, klimat, geologi, naturgeografi och ekosystemvetenskap utgör ett styrkeområde inom naturvetenskapliga fakulteten. Att samlokalisera naturvetenskaplig forskning och utbildning inom dessa områden är ett initiativ för att skapa en stabil bas som kan stärka dessa strategiskt viktiga forskningsområden, och ge möjlighet till ytterligare samarbeten.  

Genom att placera verksamheterna tillsammans i Geocentrum främjas campusutvecklingen på Sölvegatan och det så kallade Kunskapsstråket. Lokalerna på Geocentrum lämpar sig också väl för utåtriktad verksamhet.

Det är prefekterna på de båda institutionerna och föreståndaren för CEC som har det yttersta ansvaret för hur personal ska placeras i lokalerna i samband med samlokaliseringen. Förslag till inplacering av personal ska vara slutförd 3 juni 2024.  

Samlokaliseringen ska vara genomförd senast den 1 september 2025. En gemensam schemaläggning av utbildningarna på Geocentrum ska ske senast från och med höstterminen 2025.

All information om samlokaliseringen kommer att kommuniceras internt inom respektive verksamhet.

Övergripande information om samordningen av en gemensam institution publiceras även här på fakultetens interna webbplats, både på svenska och engelska. Informationen uppdateras löpande.

Dialoger med verksamhetsrepresentanter

Styrgruppen fick en kort redogörelse om vilka verksamhetsrepresentanter som projektgruppen har haft dialog med hittills. Syftet med dessa inledande möten är att tidigt fånga upp möjligheter och risker med projektet.

Rundtur på campus

Styrgruppen och projektgruppen deltog i en rundvandring på campus den 24 augusti. De besökte både gamla lokaler som renoverats och det nybyggda Forum Medicum.

Några aspekter som uppmärksammades:

• Samhällsvetenskapliga fakultetens lokalprogram fortsatte utvecklas i 5–6 år efter inflyttningen.
• Gamla Köket i kvarteret Paradiset var intressant ur aspekten ombyggnad av befintliga lokaler. Det var bland annat bra ljusinsläpp genom nya stora fönster.
• Forum Medicum: Intressant att följa förtätningen av kontorsmiljöerna, den digitala lösningen för bokning av salar och labb samt utvecklingen av ett nytt fakultetsgemensamt bibliotek för kurslitteratur.
• M-huset på LTH: Intressanta tankar om ALC (Active Learning Classrooms) där det idag finns datorsalar.

Rekrytering av gemensamma resurser

Diskussioner inleddes angående rekrytering och framtida gemensamma resurser: Hur ska det hanteras och vem fattar beslut utifrån finansiella och organisatoriska utmaningar?

Tidplan för samlokalisering

Tidplan för samlokalisering diskuterades utifrån ett verksamhetsperspektiv. En detaljerad tidplan kan för närvarande inte fastställas eftersom det finns många faktorer och aspekter som påverkar en fysisk flytt. När dessa faktorer och aspekter har analyserats och åtgärder har vidtagits kan en tidplan fastställas och kommuniceras.

Tidigare genomförda samlokaliseringar

Tidigare genomförda samlokaliseringar diskuterades. Skyddsombuden från CEC, INES och geologiska institutionen kommer att träffa de skyddsombud som deltog i framtagandet av lokalprogrammet på Fysicum, vilket kan ge en bra erfarenhet och ett förslag till modell att utgå ifrån.

Godkänd TimeEdit-bokning

Styrgruppen godkände TimeEdit-bokning för samtliga bokningsbara mötesrum i Geocentrum för de som har verksamhetsroller (det vill säga behörighet att boka) vid de tre institutionerna. 

Kommande stormöte

Förslag på två nya stormöten för personal vid de tre institutionerna: 26 oktober 2023 och i början av vårterminen 2024.

En separat inbjudan till oktobermötet kommer att skickas ut inom kort till all personal.

Stormöte med efterföljande mingel, 26 oktober 
Tid och plats: klockan 15.15–17.00 i Aulan på LUX (LUX:C116), Helgonavägen 3.
Sista anmälningsdag är 20 oktober.

Övrigt

Suppleant för Per Persson – som representant från CEC och vid förhinder – är Katarina Hedlund.

Anders Scherstén ersätter Per Persson som ordförande i styrgruppen när Per har förhinder. 

Önskan om att äska labbresurs

Projektgruppens verksamhetsrepresentanter har utformat ett underlag om att äska en labbresurs för hösten 2023. I underlaget beskriver de att laboratoriernas utförande och funktion behöver ändras för att möta behoven inom en ny gemensam institution vid Geocentrum I och Geocentrum II. Styrgruppen rekommenderade att projektledare Karin Hall föredrar ärendet på nästa presidium.  

Administrativa chefer kan bidra till leveransmål

Styrgruppen rekommenderade prefekter och föreståndare vid de tre berörda institutionerna att ge de administrativa cheferna i uppdrag att bidra till ett av leveransmålen för höstens projekt: "att identifiera konkreta frågeställningar inför projektets fortsättning 2024" (STYR2023/939). Ett skriftligt underlag, som sammanfattar de största utmaningarna och möjligheterna, ska skickas in till styrgruppens möte 20 november.

Tidplan för att ta fram lokalprogram

Styrgruppen fick en presentation av tidplanen för att ta fram ett lokalprogram. Lokalprogrammet ska under hösten utgöra underlag till MBL (Medbestämmandelagen) vid två tillfällen, efter fakultetsledningens godkännande.

Mall för verksamhetsbeskrivning

LU Byggnad har en mall som gör det enklare att formulera en gemensam verksamhetsbeskrivning. Styrgruppens prefekter och föreståndare ska fylla i mallen. Studenterna får också möjlighet att besvara frågorna.

Organisation 2024

Under förutsättning att samlokaliseringen är möjlig behöver en organisation föreslås som hanterar det fortsatta arbetet. Det gäller även de föreslagna grupperna (delprojektgrupper eller fokusgrupper) som behöver hantera processen vidare. Representanter behöver utses och grupper formaliseras. När och hur detta ska göras kommer styrgruppen att diskutera under kommande möten.

Stormöte 26 oktober

På stormötet 26 oktober kommer prefekter och representanter från projektgruppen att presentera sitt arbete hittills.

Summering av workshopen den 13 september

Syftet med workshopen, som genomfördes 13 september, var att diskutera komplexiteten i processen och bidra till kunskap om varandras verksamheter. Syftet var också att träffas, lära känna varandra och skapa en öppen och konstruktiv dialog där alla som deltog kunde diskutera processens utmaningar, inklusive frågor om resurser och ombyggnader av lokaler.

Under dagen diskuterades fyra teman utifrån olika frågeställningar:

• Utmaningar och möjligheter
• Identitet
• Kontorslokaler
• Förändringsarbete

Nedan finns en kort sammanfattning av workshopen. Ta gärna kontakt med projektgruppen om du vill veta mer om frågeställningarna och diskussionerna.

Utmaningar och möjligheter  

Här diskuterades att de stora utmaningarna handlar om att hantera olikheter bland annat i arbetskultur och ekonomiska modeller, att balansera expansionsbehov med bevarande av identitet, och att säkerställa kompetens. En annan utmaning är risken för ryktesspridning vid otydlighet kring processen både när det gäller flytt och omorganisation. Det behövs en tydlighet och ledningen måste stå för det som är beslutat.

Sociala ytor och effektivt lokalutnyttjande är viktiga faktorer för att lyckas med samordningen. Alla var överens om att det också finns stora möjligheter och positiva delar med en samlokalisering och samorganisation. Här finns möjligheter till nya samarbeten och ännu bättre kvalitet inom både utbildning och forskning. Det är positivt att vidga sina vyer.

Effektiv kommunikation och förståelse för verksamhetens behov är nyckeln till framgång i denna process.

Identitet

Här diskuterades ämnesidentitet och organisatoriska förändringar med fokus på hur detta kan påverka forskarnas identitet och institutionens samhörighetskänsla. Här diskuterades även vikten av att ha kvar en ämnesidentitet och att fokusera på yngre generationers behov. Flexibilitet och möjligheten att flytta mellan verksamheter understryks.

Den nya institutionens namn engagerade deltagarna. Det fanns konsensus om att namnet ska vara inspirerande och inte för långt. Kan man eventuellt utlysa någon form av tävling eller uppmana medarbetare att komma med förslag? Namnet måste också fungera både på svenska och engelska. Det är dock viktigt att namnbytet inte tar fokus från institutionens uppdrag.

När det gäller identiteten är en av de viktigaste aspekterna att medarbetarna känner sig hemma i verksamheten även om namnet blir övergripande. Avdelningsnamnen kan spegla ämnestillhörigheten/identiteten.

Kontorslokaler

I denna del av workshopen presenterades visionen med lokalprogrammet där målen bland annat är att få bättre verksamhetsanpassade lokaler, effektivare lokalutnyttjande samt att kunna skapa långsiktiga lösningar.

Det finns inget facit till hur man skapar en dynamisk verksamhet, men för samverkan och synergier diskuterades hur man undviker att skapa stuprör i verksamheten. Det fanns stor samsyn kring behovet av sociala ytor. Man var överens om att alla måste kunna följa samma regler och riktlinjer för att skapa en så bra arbetsmiljö som möjligt. Behovet av kontor borde styra – inte anställningskategori.

Viktigt att bemöta oron för att den skiss som redan finns idag helt plötsligt blir det slutgiltiga förslaget. Och att det behöver finnas en tydlighet kring varför man behöver flytta, det måste vara tydligt att det finns ett behov.

Det positiva med att ändra i grupperingar för att främja nya samarbeten och nätverkande lyftes av flera. Här diskuterades även förslag om att ha en stegvis plan, att få växa in i samlokaliseringen och få känna efter vad man vill ha och behöver, vilket är svårt att veta innan inflyttning.

Det bestämdes att varje institution ska göra ett utkast på placering utifrån sina personallistor. Deadline för detta är 1 oktober. Inkomna förslag ska utgå ifrån dels tjänstekategori och principer (behöver definieras), och dels funktion och behov (behov behöver definieras).

Förändringsarbete

Den sista delen av workshopen handlade om förändring. Här togs det upp att den interna kommunikationen behöver förbättras. Flera poängterade att så som det är nu kommer det inte alltid att vara så det är inget alternativ att bara fortsätta som vanligt. En förändring kräver nödvändig och långsiktig planering.

Verksamheten påverkas av otydligheten som kommer av att varken samlokalisering eller samorganisation är beslutad. För att inte skapa för mycket oro önskades regelbunden information. Man vill också hitta tillbaka till entusiasmen, som en del menar verkar börja avta i delar av verksamheten. Här behövs stöd till prefekter och linjechefer. Det är viktigt att ha en bra dialog mellan fakulteten och institutionerna. Flera tog upp önskemål om sociala aktiviteter, till exempel frukostmöten. Vi kan säkert också lära av andra lärosäten som har gjort lyckade sammanslagningar.

Rekommendation till studierektorerna

Styrgruppen rekommenderade att prefekterna ger studierektorerna, för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid CEC, INES och geologiska institutionen, i uppdrag att bidra till ett av leveransmålen för höstens projekt: ”att identifiera konkreta frågeställningar inför projektets fortsättning 2024” (STYR2023/939). Senast 17 november ska styrgruppen ha fått ett skriftligt underlag som kort sammanfattar studierektorernas inledande diskussioner. Det mer långsiktiga arbetet, som beskriver gruppens slutsatser, ska presenteras i ett senare skede.

Projektorganisation under 2024

Höstens arbete förväntas ge svar på om det är möjligt att samlokalisera verksamheterna, vilket är en förutsättning för en gemensam institution. Styrgruppen diskuterade olika alternativ för hur man kan utforma projektorganisationen under 2024, så att arbetet för en gemensam institution kan inledas direkt efter årsskiftet. Diskussionen kommer att fortsätta under kommande möten.

Möjlig tidpunkt för samlokalisering

Det behövs en tydlig målbild för när samlokaliseringen kan genomföras. Vid minimal ombyggnation kan lokalerna vara klara för samlokalisering efter sommaren 2024. Möten med fastighetsägaren, Akademiska Hus, har inletts och det pågår en utredning om behoven av ombyggnation. Det pågår även en ventilationsutredning som förväntas vara klar i december. Frågan om behov av tillfälliga kontor under ombyggnaden kommer att tas upp inom kort.

Stormöte 26 oktober

Prefekter och representanter från projektgruppen kommer att presentera sitt arbetet hittills.

Inplaceringsförslag i Geocentrum

Utifrån de personallistor som presenterats av institutionerna har det tagits fram riktlinjer för inplacering i Geocentrum I och Geocentrum II. Det pågår ett fakultetsövergripande arbete på naturvetenskapliga fakulteten och Lunds tekniska högskola (LTH) för att ta fram gemensamma riktlinjer och en policy för hur arbetsrum ska fördelas. Detta arbete förväntas vara klart under hösten och kommer att påverka tilldelningen av kontorslokaler inom hela fakulteten framöver. 

Förslag på projektorganisation 2024

Ett förslag över ny projektorganisation 2024 diskuterades.

Städning och rensning förråd

Diskussion om rensning och städning av förråd. Prefekterna vid geologiska institutionen och INES ska återkomma med förslag på hur städning och rensning ska göras. Förslaget ska presenteras vid styrgruppsmötet den 20 november och innehålla namn på personer med kunskap om vad som måste sparas och vad som kan kastas, kriterier för resning samt förslag på datum för när det ska vara klart under våren 2024.

Schemaläggning

Det behöver göras en gemensam schemaläggning i TimeEdit under 2024. Inför arbetet kan schemaläggare behöva kompetensutveckling. Vårterminen 2025 kan CEC:s utbildningar komma att förläggas till Geocentrum. Ett uppdrag om gemensam schemaläggning ges av prefekter/föreståndare under 2024.

Inplaceringsarbete och principer för tilldelning av kontor

Principer för inplacering presenterades. Dessa har gjorts efter arbetet med personallistor och utgår från tjänstekategori och behov. Diskussion fördes om kök, sociala ytor och andra ytor som behövs.  

Arbete med inplaceringsförslaget ska inledas med skyddsombuden den 26 oktober. När inplaceringsförslag godkänts av styrgruppen kommer en risk- och konsekvensanalys att inledas om arbetsmiljöaspekterna av inplaceringen. Analysen ska vara klar 1 december.

Fortsatt arbete med inplaceringsförslag

Diskussion om inplaceringsförslaget som har arbetats fram. Förslaget utgår ifrån verksamheternas behov och personallistor från de tre institutionerna. Risk- och konsekvensanalyser kommer att göras separat för CEC, INES och geologiska institutionen.

Ett reviderat inplaceringsförslag ska göras. Detta ska även ha sin utgångspunkt i fakultetens nya riktlinjer för tilldelning av kontorsplats. Riktlinjerna arbetas just nu fram tillsammans med LTH och beslut väntas innan årsskiftet. Dessa riktlinjer kommer att påverka alla verksamheter inom hela fakulteten.

Inplaceringsarbetet fortsätter under våren 2024. Då ska funktioner och namn placeras in. I nuläget görs bara en bedömning utifrån hur många skrivbordsplatser och kontorsplatser som behövs. Syftet med inplaceringsarbetet är att kunna fatta beslut om samlokalisering. Även resultat av testschema har betydelse för detta beslut.

Lärdomar från andra universitet

Redovisning och diskussion om andra universitets erfarenheter av samorganisation och samlokalisering. Detta kan ge fakulteten vägledning i processen.

Övriga diskussioner

Diskussion om testschema och behov av att fördjupa CEC:s, INES och geologiska institutionens gemensamma schemaläggningsarbete. Detta behöver göras under våren 2024.

Diskussion om ekonomiska aspekter av samlokaliseringen samt att det behöver tydliggöras vad fakulteten respektive institutionerna ska bekosta när det gäller arbetet med samlokaliseringen.

Plan för städning och rensning i lokaler

INES presenterade en plan för städning och rensning av institutionens lokaler för att möjliggöra renovering och ombyggnation inför en samlokalisering i Geocentrum II. 

I planen ingår även att: 

• Omhänderta material som ska bevaras och arkiveras
• Bestämma vilket material som fortsatt kan användas i undervisning och forskning
• Kasta material som inte längre kan omhändertas, eller har något värde 

I planen framgår att det kommer att behövas både arkivstöd och en anlitad expert som vet hur material ska tas om hand för bevarande.

Geologiska institutionen kommer att presentera en liknande plan för städning och rensning av sina lokaler.

Risk- och konsekvensanalyser

Risk- och konsekvensanalyser har genomförts för CEC och geologiska institutionen tillsammans med skyddsombuden. Näst på tur är INES och därefter ska det göras en gemensam analys för fakulteten tillsammans med överskyddsombudet. 

Styrgruppen betonade vikten av att arbetet följs upp och att det görs en plan för att vidta de åtgärder som föreslås i analysen. 

Rapportering till fakultetsstyrelsen

Diskussion om utkastet till den rapport som ska presenteras för fakultetsstyrelsen 13 december. Styrgruppen anser att det behöver förtydligas i rapporten att resultatet pekar på att det finns förutsättningar för en samlokalisering. 

I rapporteringen till fakultetsstyrelsen ingår att presentera identifierade konkreta frågeställningar inför projektets fortsättning under 2024. Här betonade studenterna vikten av fortsatt arbete med att säkerställa en god studiemiljö i Geocentrum. Det är också viktigt att det finns ett namn på den nya institutionen vid beslut om samorganisation.

På fakultetsstyrelsens möte den 13 december kommer projektet att redovisa och rapportera från årets arbete. Ett inriktningsbeslut för fortsatt arbete planeras till den 19 december. Detta kommer att tas upp på en MBL-information den 12 december. Enligt inriktningsbeslutet ska arbetet fortsätta enligt de slutsatser och förslag som projektledaren för projektet rapporterat till fakultetsstyrelsen. Målet är att ett beslut om samlokalisering ska tas så snart som möjligt 2024.

Inplaceringsarbetet av funktioner/namn påbörjas den 14 december med prefekter/föreståndare som är ansvariga för att tilldela medarbetare arbetsplats. Arbetet med inplaceringen kommer att fortsätta under första kvartalet 2024 för att tydliggöra hur lokalprogrammet behöver utvecklas.

Diskussion med företrädare för de två nationella strategiska forskningsområdena som CEC koordinerar är inplanerad. Syftet med mötet är att föra dialog och få input till processen kring en ny institutionsorganisation.

Diskussionerna fortsatte kring hur arbetet ska bedrivas gällande samorganisationen nästa år för utveckling av utbildningsmiljön, utlysning av tjänster, vision, namn, profil samt även hur ekonomisk stimulans/satsning kan påverka samorganisationen positivt. Frågor behöver besvaras, till exempel: Hur kan en ny institution skapa bättre förutsättningar för framtidens utmaningar? Namnet och det gemensamma visionära arbetet är viktigt och behöver sättas i gång.

Arbetet framöver kommer inte att ske genom en särskild projektorganisation. Samordningsarbetet kommer under 2024 att ledas av vicedekan Karin Hall. Avstämning och diskussioner planeras med prefekter/föreståndare, med förslaget att ha löpande möten varannan vecka. Då avstämningsmöten med representanter och prefekter har varit framgångsrika för acceptans och förankring under 2023, planeras att fortsätta sammanfatta mötesanteckningarna på samma sätt som gjorts under hösten.

Ett förslag om principer för fördelning av kostnader mellan institutionerna och fakulteten diskuterades. Det kan gälla allt från resurser till särskilda uppgifter som behöver göras, till exempel för rensning och bevarande av forskningsmaterial, utformning av testschema och andra liknande kostnader som har direkt koppling till samlokaliseringen. Då det behöver genomföras skyndsamt föreslås sådana kostnader att belasta fakulteten. Kansliet behöver nu se över möjligheten till finansiering utifrån förslaget.

Ett mycket prioriterat arbete är att skapa ett realistiskt testschema, som behöver färdigställas i mars, och just nu pågår planering av detta arbete.

Vi har tagit del av de två utredningarna som gjorts (läs rapporterna längre ner på sidan) om möjligheterna att samordna CEC, INES och geologiska institutionen i en gemensam institution. Vi håller med om att det finns stor potential i en gemensam institution när det gäller forskning, infrastruktur och administration. En sådan institution tror vi kan bli mycket stark inom ämnesområdet och inflytelserik både nationellt och internationellt. Vi ser också att undervisningen kan stärkas genom det ökade samarbete som en gemensam institution kan medföra.

Vid en sammanslagning bör CEC:s verksamheter som rör koordinering av större forskningsprogram och samverkansplattformar kunna fortsätta att bedrivas i en centrumform, som har sin organisatoriska placering vid den nya institutionen. Där skulle centret kunna få en större synlighet och närmare kontakt med grupper inom framför allt INES, vilket vi ser mycket positivt på.

Något som ytterligare kan stärka en gemensam institution är enheten för beräkningsbiologi och biologisk fysik, som från och med 1 januari 2023 är en del av CEC. Enheten har tidigare varit en del av institutionen för astronomi och teoretisk fysik.

Vi har träffat prefekterna vid de tre berörda institutionerna samt biologiska institutionen för att diskutera de båda utredningarna och förutsättningarna för att bilda en gemensam institution. Mötena visade att det finns gemensamma beröringspunkter som kan stärka utvecklingsmöjligheterna inom ämnesområdet.

Vi vill understryka hur viktiga alla medarbetare vid de berörda institutionerna är i den här processen och vi ser fram emot att gå vidare i den tillsammans.

Utredning av hur forskning inom geologiska institutionen, institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap och Centrum för miljö- och klimatvetenskap kan samordnas och organiseras inom en gemensam institution

Sammanfattning

Utredningsgruppen anser att det finns stor potential i en sammanslagning av Geologi, INES och CEC till en institution vad gäller forskning, infrastruktur, undervisning och administration, utan att den nätverksbyggande tvärvetenskapen blir lidande. Förutsättningen för en lyckad sammanslagning är att det finns en tydlig vision och målsättning från fakultetens sida, vilket bör kommuniceras med de berörda medarbetarna.

Det finns både möjligheter och risker med en sammanslagning och därför föreslår vi att fakulteten beslutar att starta ett beredande arbete med målsättningen att bilda en gemensam institution. För att leda detta arbete är det av yttersta vikt att identifiera lämpliga personer som har medarbetarnas förtroende. Det är också viktigt att de berörda medarbetarna är med i processen gällande sammanslagningen bland annat genom ett antal arbetsgrupper för att hantera centrala frågor innan ett definitivt beslut tas. Frågor att diskutera omfattar till exempel ämnesmässig profilering, namnet på den nya institutionen, inriktningar på forskargrupperingarna, organisationen av infrastrukturen, se över forskarutbildningsämnena, utveckling av grundutbildningen, lokalaspekter och så vidare. En grupp bör också se över potentiell flytt av forskare mellan en ny institution och andra institutioner, då framför allt biologiska institutionen. Arbete inom dessa grupper måste få ta sin tid, men får ej bli för långdraget, förslagsvis maximalt ett år.

Som utgångspunkt för dessa diskussioner ser vi en gemensam institution med följande struktur. Hela verksamheten samlokaliseras och den tidigare institutionsindelningen bryts upp och ersätts av nya forskargrupperingar där varje forskare ska ha möjlighet att känna tillhörighet. Forskargrupperingarna bör verka i en kollegial anda, men inte ha ekonomiskt självstyre eller besluta om rekryteringar. Nätverksverksamheten tillhör institutionen, men har en egen budget för sina aktiviteter. För att behålla sin starka tvärvetenskapliga identitet föreslår vi att den behåller namnet Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC). Den bör också lokalmässigt sitta nära forskare som arbetar tvärvetenskapligt för att stärka länken mellan forskning och nätverkande. I övrigt organiseras institutionen enligt fakultetens arbetsordning, det vill säga leds av en perfekt och en relevant bemannad styrelse, etcetera.

En helt avgörande fråga för en lyckad konsolidering av en ny institution är en prefekt och en styrelse som har medarbetarnas förtroende, är lyhörd men samtidigt tydlig i sina beslut. Fakulteten bör förvissa sig om att lämpliga personer finns för att bemanna dessa uppdrag. För att ytterligare visa ett transparent ledarskap är det av vikt att bilda ett beredande organ med representanter för de olika forskargrupperingarna och nätverksverksamheten. Detta beredande organ, strategiskt forskningsråd, bör fokusera på strategier vad gäller profilering, inklusive inriktning på nyanställningar inom forskning.

Basadministrationen bör samlokaliseras för att optimera kompetensen och stärka redundansen. Forskningskoordinatorer och forskningsinformatörer bör sitta tillsammans och nära den relevanta forskningsverksamheten. För att utbyta erfarenheter och kunskaper bör den tekniska personalen formeras i en arbetsgrupp, men lokalisering får organiseras efter behoven. Till exempel kommer en gemensam institution ansvara för högkvalitativa forskningsinfrastrukturer och teknikerna bör lokaliseras enligt sina ansvarsområden.

En organisationsförändring av den dimension vi här talar om innebär oro hos personalen och väsentligt merarbete under övergångstiden. För att underlätta detta arbete och få till ett smidigt genomförande behöver resurser skjutas till, både för att kompensera för förlorad arbetstid, men också för att stärka verksamheten med strategiska nyanställningar.

Rapporten i sin helhet

Läs rapporten om den externa utredningen (PDF, 674 kB, ny flik)

Hela rapporten skickades till alla medarbetare vid de tre berörda institutionerna i mitten av november 2022.

Utredning av hur CEC:s verksamheter som rör koordinering av större forskningsprogram och ämnesövergripande samverkansplattformar kan organiseras om institutionsstrukturen förändras

Sammanfattning

Utredningen har studerat hur Centrum för miljö- och klimatvetenskaps (CEC) verksamheter som rör koordinering av större forskningsprogram och ämnesövergripande samverkansplattformar bör organiseras om den forskning och utbildning inom miljö- och klimatområdet som idag bedrivs inom CEC samordnas och organiseras inom en gemensam institution som också innefattar institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap (INES) samt geologiska institutionen. Utredningen har fokuserat på möjligheterna att initiera, facilitera och bedriva tvär- och transdisciplinär forskning, samverkan och kommunikation inom miljö- och klimatområdet, men enligt utredningsdirektiven inte konsekvenser för utbildningen. I utredningen ingår konsekvenser för matrisorganisationer som koordineras från CEC:s profilområde ClimBioSiS (Sustainable solutions in the climate change – biodiversity – social nexus), de strategiska forskningsområdena BECC (Biodiversity and Ecosystem Services in a Changing Climate) och MERGE (ModElling the Regional and Global Earth system), samverkansinitiativet LU Land, Hållbarhetsforum, forskarskolorna ClimBEco (Climate, Biodiversity and Ecosystem services in a changing world) och Agenda 2030, samt Marint Centrum. Utredningen har baserats på en kombination av studier av dokumentation, möten med medarbetare och samarbetspartners, samt jämförande betraktelser av motsvarande organisationer nationellt och internationellt.

CEC är idag fakultetens miljövetenskapliga institution som samtidigt samordnar ett antal matrisverksamheter. Kärnan i verksamheten är ett uppdrag från fakulteten att inom miljö- och klimatområdet vara en forskningsaktör, koordinator, mötesplats, nod för kompetensförsörjning, och en kunskapsbank och arena för samverkan. Verksamheten bygger därmed på att utifrån en tvär- och transdisciplinär kärna arbeta med matrisorganisationer, där den fakultetsfinansierade kärnverksamheten och de matrisverksamheter som finansierats i särskild ordning har utvecklats synergistiskt. Kärnverksamheten har medfört möjligheter att ta initiativ och skapat kontinuitet, medan matrisverksamheterna har vidgat nätverken och tillfört resurser. Detta har dock inte varit utan svårigheter, som delvis beror på den organisatoriska komplexitet som organisationsformen skapat.

Utredningen har studerat hur två alternativa organisationsformer, centrum respektive nätverksorganisation, skulle relatera till ett antal kritiska framgångskriterier. Vi har definierat skillnaden mellan centrum och nätverksorganisation enligt följande: Ett centrum har ett tydligt uppdrag att initiera, facilitera och bedriva tvär- och transdisciplinär verksamhet, till vilken akademisk personal knyts för att leda och bedriva forskning och samverkan. Det har vidare en övergripande administration som samordnar och understödjer matrisverksamheter. Vid en nätverksorganisation bedrivs ingen forskning, och kärnan utgörs av en professionell organisation för att stödja de ingående matrisorganisationernas verksamhet.

De kriterier som organisationsformerna bedömdes utifrån var: legitimitet, ledarskap, incitament, administrativ kompetens och attraktivitet. Utredningen har bedömt att en framtida verksamhet behöver ett relativt oberoende och en egen synlighet för att skapa legitimitet. Detta uppnås av att den leds av en styrelse som representerar olika delar av verksamhetens intressenter, och med förfogande över tilldelade medel. Den organisatoriska placeringen av verksamheten bedöms ha mindre betydelse. Oavsett organisationsform, bör verksamheten vara fysiskt samlad för att erbjuda en tvärvetenskaplig miljö för möten mellan forskare och för att utgöra en hållbar arbetsplats med redundans när det gäller administration av tvär- och transvetenskaplig verksamhet, inklusive matrisverksamheterna.

Utredningens bedömning är att det för att understödja excellent forskning med mätbart genomslag i samhället, i linje med den internationella och nationella forskningspolitiska styrningen från EU och Sveriges regering, departement och statliga finansiärer, krävs en organisation med långsiktiga ekonomiska så väl som organisatoriska muskler som medger en hög ambition att dynamiskt vidareutveckla strategiska forsknings- och samverkansinitiativ, inklusive att samordna befintliga och initiera nya matrisverksamheter. En stark organisation och resurssättning ger möjlighet till långsiktig verksamhetsutveckling som är attraktiv nog att engagera seniora forskare både från naturvetenskapliga fakulteten och övriga universitetet, och ger möjlighet att rekrytera forskare för att utveckla tvärvetenskaplig forskning och samverkan. Detta talar enligt utredningen starkt för ett centrum med möjlighet att långsiktigt knyta till sig forskare/lärare för att utveckla både forskning och samverkan tillsammans med samverkande institutioner. Möjligheten att knyta till sig lärare/forskare på deltid i varierande omfattning beroende på uppdrag är avgörande.

Förutsättningarna för centrumverksamheten kommer starkt att påverkas av om den miljövetenskapliga utbildningen är knuten till den eller ej. Utredningen har inte heller utrett konsekvenser för utbildningen av olika sätt att organisera verksamheten. Om den miljövetenskapliga utbildningen inte placeras vid centrumet, behöver centrumet få tillräcklig tillgång till andra mekanismer som skapar incitament för forskare/lärare från olika ämnen att delta i verksamheten. Detta kan handla om medel för friköp, doktorand/postdoktor program, möjlighet att utveckla tvärvetenskapliga forskningsprojekt, stöd vad gäller samverkan och kommunikation, med mera.

Utredningen ser det också som möjligt att skapa en nätverksorganisation, som då bör ha ett brett uppdrag att facilitera tvärvetenskaplig forskning, samverkan och kommunikation. Kärnan i en sådan verksamhet kommer att vara befintliga matrisorganisationer i skärningspunkterna mellan klimat, ekosystem, och samhälle. Utredningen ser en risk att en nätverksorganisation minskar incitamentet och förmågan att behålla befintliga och utveckla nya tvärvetenskapliga initiativ som inte associerar till detta område. En nätverksorganisation kan inte heller fungera som legitim plattform för att placera fakultets- och institutionsövergripande forskningsprojekt. Slutligen identifierar utredningen en risk att den stödjande verksamheten inte längre har samma kontakt med tvärvetenskaplig forskning vilket kan göra arbetsplatsen mindre attraktiv för administratörer med särskild kompetens att understödja tvär- och transdisciplinär verksamhet.

Utredningens slutsats är därmed att fakulteten har möjlighet att i första hand skapa ett kraftfullt centrum för tvär- och transvetenskaplig forskning, samverkan och kommunikation inom miljö- och klimatområdet. En tydlig vetenskaplig identitet kan skapas utifrån ett naturvetenskapligt perspektiv på miljöforskningsämnet, där jordens resurser och kapacitet att assimilera mänsklig påverkan sätter gränser för tillvaron, och som kopplar till andra vetenskaper för att inom denna ram hantera de globala målen inom Agenda 2030 och de svenska miljökvalitetsmålen. På detta sätt kan forskare från fakultetens olika institutioner, liksom forskare vid andra fakulteter, engageras i verksamheten med lämpliga associationsmekanismer. Ett sådant centrum blir därmed ett instrument för att leva upp till Lunds universitets strategi för hållbar utveckling 2019–2026 och dess betoning av samverkan över ämnesgränser för att bidra till hållbar utveckling.

Rapporten i sin helhet

Läs rapporten om CEC:s interna utredning (PDF, 919 kB, ny flik)