Arbeta med arbetsmiljöfrågor

Genvägar till innehållet

• Ansvar och roller inom arbetsmiljöarbetet
• Organisation
• Det systematiska arbetsmiljöarbetet
• Kunskap och kompetensutveckling
• Tips för en god arbetsmiljö

Ansvar och roller inom arbetsmiljöarbetet

Arbetsmiljön är vårt gemensamma ansvar. På studie- och arbetsplatsen är vi varandras arbetsmiljö och vi behöver alla ta ansvar för att dessa platser är och förblir stimulerande. Hur du bemöter dina kollegor och studenter samt kommunicerar med dem spelar stor roll för trivseln. Ditt bidrag är viktigt.

Det är arbetsgivarens ansvar att se till att det finns ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att förebygga ohälsa och arbetsskador. Detta gäller både den fysiska och den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA). I arbetet ingår att följa arbetsmiljölagen och annan lagstiftning samt universitetets arbetsmiljöpolicy. Chefer och medarbetare som tilldelats arbetsmiljöuppgifter ska också ha goda kunskaper och förutsättningar för att kunna genomföra arbetet.

Delegation av ansvar och uppgifter

Rektor har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön på Lunds universitet och kan delegera vidare ansvar och uppgifter inom arbetsmiljö och brandskydd till dekaner på respektive fakultet. Dekanen kan i sin tur delegera vidare till prefekter eller motsvarande på institutionerna. Delegationen görs genom en skriftlig överenskommelse som initieras och hanteras av fakultetens arbetsmiljösamordnare i samband med att den nya chefen tillträder.

På institutionsnivå ansvarar prefekten för det löpande arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöaspekter ska finnas med i planering och genomförande av all verksamhet. Prefekten ansvarar för att arbetet bedrivs enligt intentionerna i arbetsmiljölagen, så att ingen anställd eller student skadas eller far illa på arbets- eller studieplatsen.

Läs mer om uppgiftsfördelning och ansvar samt hitta mall för delegation på HR-webben

Skyddsombud (SO) och studerandeskyddsombud (SSO)

Skyddsombud och studerandeskyddsombud har viktiga roller i arbetsmiljöarbetet. De representerar anställda respektive studenter inom olika skyddsområden och ska vara delaktiga i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ombuden har dock inget juridiskt ansvar, utan det ligger på arbetsgivaren.

Läs mer om skyddsombudens och studerandeskyddsombudens roller på HR-webben

Se vem som är ditt lokala skyddsombud (i högerkolumnen under "Kontakt") på universitetets medarbetarwebb

Organisation

För att uppnå en bra och hållbar arbetsmiljö är samverkan inom organisationen en förutsättning. Med samverkan menas att alla anställda och studenter har möjlighet att vara delaktiga i sin arbets- och studiemiljö. Samverkan innebär också att chefer ser till att skyddsombud, studerandeskyddsombud eller andra fackliga ombud bjuds in och deltar i det systematiska arbetet.

Läs mer om samverkan på HR-webben

Samverkan i tre nivåer

Vid Lunds universitet är arbetsmiljöarbetet organiserat enligt nedan.

• Central skyddskommitté
  Läs om uppdraget för den centrala skyddskommittén på HR-webben
• Lokala skyddskommittéer på fakulteterna
  Läs om uppdraget för lokala skyddskommittéerna på HR-webben
• Kommittéer för hälsa, miljö och säkerhet (HMS) på institutionerna eller motsvarande
  Läs om uppdraget för HMS-kommittéer på HR-webben

Läs mer om arbetsmiljöorganisationen vid Lunds universitet på HR-webben

Lunds universitets SAM-team ger stöd inom systematiskt arbetsmiljöarbete till chefer, skyddsombud, studerandeskyddsombud och arbetsmiljösamordnare med flera.

Läs mer om SAM-teamet på HR-webben

Fakultetens organisation

På fakulteten organiseras arbetsmiljöarbetet genom den lokala skyddskommittén och HMS-kommittéer. Arbetet koordineras av fakultetens arbetsmiljösamordnare.

Lokal skyddskommitté

Vid naturvetenskapliga fakulteten finns en lokal skyddskommitté som leds av dekanen. Kommittén är ett beredande och rådgivande organ, som stödjer fakultetsledningen i frågor som rör planering, genomförande och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommittén träffas tre gånger per termin, varav ett möte är gemensamt med Lunds tekniska högskolas lokala skyddskommitté.

Läs om lokala skyddskommitténs sammansättning och uppdrag i fakultetens arbetsordning (PDF, 1.9 MB, ny flik)

Lokala skyddskommitténs representanter, agenda och protokoll på fakultetens Sharepointsida

Saknar du tillgång till Sharepointsidan kan du kontakta Ragnhild Möller (ragnhild [dot] moller [at] science [dot] lu [dot] se).

HMS-kommittéer

Inom fakulteten finns sex HMS-kommittéer:

• Astronomihuset (Kansli N, naturvetenskapliga biblioteket, LU Service och fysiska institutionen)
• Biologicentrum (biologiska institutionen och Centrum för miljö- och klimatvetenskap)
• Geocentrum (geologiska institutionen och institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap)
• Fysik (gemensam med LTH, representanter från båda fakulteterna deltar)
• Kemi (gemensam med LTH, representanter från båda fakulteterna deltar)
• Matematikcentrum (gemensam med LTH, representanter från båda fakulteterna deltar)

HMS-kommittéernas uppdrag är att:

• Bevaka att det lokala arbetsmiljöarbetet bedrivs systematiskt
• Följa upp handlingsplaner från den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet
• Följa upp handlingsplaner från de fysiska skyddsronderna
• Följa upp handlingsplaner från enkäter om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA-enkäterna)
• Följa upp olycks- och tillbudsrapportering
• Följa upp SFAD-arbetet (systematiskt förebyggande arbete mot diskriminering)

HMS-kommittéerna har en viktig roll att rapportera arbetet ovan till lokala skyddskommittén. Som stöd i detta arbete, vad som ska rapporteras och när, finns en rutinbeskrivning och en mall för att skapa en överblick över det pågående arbetet. HMS-kommittéerna ska årligen (i kvartal 4) rapportera till den lokala skyddskommittén.

Hitta stöd och material för återrapportering på fakultetens Sharepointsida

Läs protokoll från HMS-kommittéerna på fakultetens Sharepointsida

Saknar du tillgång till Sharepointsidan kan du kontakta Ragnhild Möller (ragnhild [dot] moller [at] science [dot] lu [dot] se).

Läs om HMS-kommittéernas uppdrag i fakultetens arbetsordning (PDF, 1.9 MB, ny flik)

Arbetsmiljösamordnare och andra stödfunktioner

På fakulteten finns en arbetsmiljösamordnare som koordinerar och stödjer det systematiska arbetsmiljöarbetet på fakultets- och institutionsnivå. Exempel på stöd är rådgivning och utbildning kring organisatorisk och social arbetsmiljö, uppföljning och sammanställning av resultat från enkäter och den årliga uppföljningen av det systematiska arbetet, samt återrapportering till den centrala skyddskommittén. Arbetsmiljösamordnaren sitter med i lokala skyddskommittén och deltar även i mån av tid i HMS-kommittéernas möten.

Även fakultetens HR-avdelning arbetar aktivt med stöd kring arbetsmiljö- och personalfrågor. Fakulteten har även en processledare som har expertkunskap i lokalfrågor.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet

För att bygga och bibehålla goda och säkra arbets- och studiemiljöer krävs kunskap och ett målmedvetet kontinuerligt och systematiskt arbete. Det systematiska arbetet görs kontinuerligt och i fyra steg: undersöka, riskbedöma, åtgärda samt följa upp.

Läs mer om vad du som chef ansvarar för att göra inom det systematiska arbetsmiljöarbetet på HR-webben

Fakultetens stöd till institutionerna

Naturvetenskapliga fakulteten erbjuder stöd inom de fyra stegen som ingår i institutionernas systematiska arbetsmiljöarbete.

Undersöka

Som chef behöver du regelbundet (minst en gång per år) undersöka såväl den fysiska som den organisatoriska och sociala arbetsmiljön i samverkan med medarbetarna och skyddsombud. Genom att använda flera olika metoder kan du få en bredare bild av arbetsmiljön.

Exempel på metoder:

• OSA-enkät (skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö)
• OSA-spel eller OSA-workshop
• Utvecklingssamtal
• Arbetsplatsträffar
• Fysisk skyddsrond
• Riktad skyddsrond med exempelvis enkäter
• Medarbetarundersökning
• Medicinska kontroller

Läs mer om exempel på undersökningsmetoder på HR-webben

Vad fakulteten hjälper till med:

• Vartannat år genomför institutionerna en OSA-enkät. I denna ingår frågor om bland annat arbetsbelastning, kränkande särbehandling, kommunikation och delaktighet. Fakultetens arbetsmiljösamordnare initierar kontakt med prefekter för att planera för utskick och uppföljning av enkäten samt sammanställer resultatet och gör en analys. Enkäten skickas ut under kvartal 1.
• Utforma och skicka ut enkäter samt sammanställa resultat.
• Minst en gång per termin ska prefekt eller chef med personalansvar bjuda in medarbetare till arbetsplatsmöten med fokus på arbetsmiljön och kulturen på arbetsplatsen. Fakultetens arbetsmiljösamordnare erbjuder stöd i planering och genomförande av arbetsplatsmöten, samt skräddarsydda workshoppar efter önskemål.
• Alla anställda ska årliga ha utvecklingssamtal med sin närmaste chef. Utvecklingssamtalet är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och ett tillfälle att följa upp frågor om såväl fysisk som organisatorisk och social arbetsmiljö. Det är chefen som kallar till utvecklingssamtal. Som stöd i detta arbete har fakulteten tagit fram en mall.
  Mall för utvecklingssamtal (PDF, 138 kB, ny flik)

Riskbedöma

Brister som framkommit i undersökningar ska åtgärdas direkt om möjligt. Det som inte går att åtgärda direkt ska riskbedömas genom att upprätta risk- och konsekvensanalyser med handlingsplan. Du som är chef ansvarar för att detta görs.

Läs om riskbedömning på HR-webben

Exempel på metoder:

• Riskbedömning genom OSA-spel (hr-webben.lu.se)
• Riskbedömning genom mall (hr-webben.lu.se)

Vad fakulteten hjälper till med:

• Fakultetens arbetsmiljösamordnare stöttar i att upprätta risk- och konsekvensanalys med handlingsplan i samband med den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM-uppföljning), OSA-enkäten och OSA-spel eller OSA-workshop.

Åtgärda

Till risk- och konsekvensanalyserna ska det finnas en handlingsplan. I handlingsplanen ska det framgå vad som ska göras, när det ska göras, hur det ska göras samt vem som ansvarar för att det blir gjort och att det följs upp. Handlingsplanen är ett levande dokument, som ska återrapporteras till HMS-kommittéerna. Du som är chef ansvarar för att detta görs.

Som stöd i detta arbete har fakulteten tagit fram stödmaterial.

Hitta stöd och material på fakultetens Sharepointsida

Följa upp

Uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs årligen under kvartal 4. Då träffas prefekt/chef, skyddsombud, studerandeskyddsombud, och i förekommande fall även husprefekt, ansvarig för kemikaliehantering (KLARA-ansvarig) och brandskyddsansvarig för att gå igenom det systematiska arbetet och vad som eventuellt behöver stärkas. Fakultetens arbetsmiljösamordnare kallar till detta möte. Vid mötet används ett LU-gemensamt frågeformulär och det som kommer upp under samtalet summeras i en risk- och konsekvensanalys med handlingsplan.

Läs mer om den LU-gemensamma årliga uppföljningen på HR-webben

Uppgiften att löpande följa upp handlingsplanerna har fakulteten delegerat till HMS-kommittéerna genom fakultetens arbetsordning.

Läs om HMS-kommittéernas uppdrag i fakultetens arbetsordning (PDF, 1.9 MB, ny flik)

Kunskap och kompetensutveckling

Kunskap är färskvara. Det är viktigt att medarbetare och chefer håller sig uppdaterade om bland annat regelverk och processer kring arbetsmiljö. I kompetensportalen hittar du till exempel följande kurser:

• Systematiskt arbetsmiljöarbete vid LU (luvit.education.lu.se)
• Arbetsmiljöutbildning riktad till skyddsombud vid LU (luvit.education.lu.se)
• Workshop för chefer: Riskhantering – en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet (luvit.education.lu.se)
• Workshop för chefer: Att arbeta med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (luvit.education.lu.se)
• Workshop för chefer: Kränkningar och trakasserier (luvit.education.lu.se)
• Workshop för HR: Kränkningar och trakasserier (luvit.education.lu.se)
• Grundläggande kemikaliesäkerhet på Lunds universitet (luvit.education.lu.se)

Tips för en god arbetsmiljö

Som chef kan du skapa en god arbetsmiljö genom att:

• Arbeta med inkluderande kommunikation och deltagande
• Skapa en kultur med gemensam syn arbetsmiljöfrågor
• Arbeta kontinuerligt med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
• Ha ett stödjande ledarskap och leda genom att föregå med gott exempel
• Tydliggöra förväntningar och mål för anställda
• Tydliggöra arbetsuppgifter och roller

Det är viktigt att du som medarbetare känner till:

• Vilka arbetsuppgifter du ska utföra
• Vilket resultat som du ska uppnå
• Om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall vilka sätt
• Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tiden inte räcker till för alla arbetsuppgifter
• Vem du kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet – i första hand din närmsta chef, i andra hand skyddsombud eller ombudsperson. Du kan även kontakta företagshälsovården för råd och stöd.

Läs mer om hur du som anställd kan bidra till en bra arbetsmiljö (medarbetarwebben.lu.se)